5 największych błędów przy otwieraniu kawiarni

Większość początkujących właścicieli kawiarni popełnia te same błędy, najczęściej wynikające z niewiedzy lub ze zbyt optymistycznych założeń. Niestety błędy te sporo kosztują, a czasem wręcz prowadzą do bankructwa albo do rezygnacji z prowadzenia tego biznesu. Przeczytaj i bądź mądrzejszy, kiedy otworzysz swoją kawiarnię.

Optymistyczna matematyka

Prowadzenie kawiarni w Polsce to trudny biznes. Mamy wysoki VAT na kawę (np.w porównaniu z naszymi zachodnimi sąsiadami). Społeczeństwo dopiero uczy się regularnego picia kawy poza domem (zwłaszcza w mniejszych miejscowościach) – a im rzadziej ludzie piją kawę w mieście, tym wyższe są marże, co czyni ją jeszcze mniej dostępną. Polak pracujący za minimalną stawkę musi pracować godzinę, żeby napić się kawy w kawiarni, podczas kiedy w zachodniej Europie zarabia się na nią w kilka do kilkunastu minut. W Polsce wyjście do kawiarni to wciąż rytuał i sposobność do spotkania ze znajomymi, co w brutalnym przekładzie na język biznesu oznacza stolik zajęty na kilka godzin za cenę dwóch małych kaw.

Musisz to wziąć pod uwagę, kalkulując potencjalne zyski. Pamiętaj, że na cenę sprzedanej kawy składają się nie tylko użyte do niej składniki, ale też VAT, podatek dochodowy (oby!), koszty pracy, wynajem lokalu, koszt leasingu ekspresu. Na tym, co sprzedajesz, musisz zarobić też na wszystkie zmarnowane (niesprzedane) produkty, kolejne dostawy, wymianę części w sprzętach, prowizję za płatności kartą, biuro rachunkowe i ZUS, prąd i ogrzewanie itp. Warto zsumować wszystkie koszty i dodać do nich jeszcze kilka procent (bo zawsze wypada coś niespodziewanego), a potem przeliczyć to na godzinę działania kawiarni. Ile musisz zarobić w godzinę? Ilu klientów musisz mieć, ile muszą wydać, żeby po odjęciu kosztów produkcji, zarobić tyle, ile potrzebujesz? Czy to realne przy Twojej planowanej ofercie, wielkości i lokalizacji kawiarni, sile nabywczej Twoich potencjalnych gości? A ile będziesz mieć martwych godzin, kiedy ruch jest minimalny? O ile musisz więc zwiększyć liczbę gości w tych lepszych godzinach? Czy to w ogóle możliwe? Czy to na pewno dobra lokalizacja? 

A zobacz, jeszcze nie mówimy o zyskach… O tych pierwszych miesiącach, kiedy będziesz dokładać do interesu, a jednocześnie być może spłacać zaciągnięte na remont lub wyposażenie kredyty. A i też z czegoś żyć. Kusi, żeby o tym nie myśleć, żeby zdać się na los i wierzyć, że będzie dobrze. Ale nie popełniaj tego błędu! Policz. I albo daj sobie spokój z kawiarnią albo zastanów się, co możesz z tymi liczbami zrobić –  jakie np. zmiany wprowadzić do swojego pierwotnego planu, na co zwrócić szczególną uwagę, z czego może zrezygnować?

Sam sobie poradzę

W Polsce najłatwiej utrzymać kawiarnię, jeśli właściciel pełni też funkcję baristy. Słusznie więc początkujący właściciele zakładają, że przynajmniej przez jakiś czas będą osobiście parzyć kawę i obsługiwać klientów. Jeśli jednak ktoś wierzy, że w pojedynkę da radę uciągnąć cały biznes, to boleśnie przekona się, że nie ma takiej możliwości. Kawiarnia musi być czynna od rana, przynajmniej do późniejszych godzin popołudniowych (bo wtedy jest największy ruch). Nie można jej zamknąć, kiedy właścicielowi coś wypadnie. A właściciel kiedyś musi pojechać do urzędu, do biura rachunkowego, na zakupy, kiedyś rozładować dostawy, wpisać faktury, zapłacić rachunki, posprzątać, wrzucić post na Facebooka, czy choćby… pójść do toalety. O chorobie lub urlopie nie mówiąc. Przez pewien czas może dokonywać takich cudów bilokacji, ale prędzej czy później życie wystawi za to rachunek. 

Jasne, samodzielne prowadzenie kawiarni jest możliwe. Ale potrzebna jest wtedy pomoc rodziny lub innej bliskiej osoby. Do takiego ekonomicznego modelu trzeba się też dobrze przygotować – odpowiednio zaprojektować menu i przestrzeń za barem, wyposażyć kawiarnię w sprzęt pozwalający na automatyzację niektórych czynności, odpowiednio zaplanować godziny otwarcia (a najlepiej jeden dzień, kiedy lokal jest nieczynny), przeszkolić potencjalnego zastępcę. Albo pomyśleć o wspólniku. Ewentualnie o mobilnej kawiarni, która nie musi być czynna w określonym miejscu i czasie – tylko np. podczas wcześniej umówionych wydarzeń. 

Jednak nawet w takich sytuacjach warto mieć z tyłu głowy plan rozwoju swojego biznesu – tak, by nie być przykutym niewidzialnym łańcuchem do swojej kawiarni. Bo choć teraz trudno Ci w to uwierzyć, to wiedz, że spełnione marzenie szybko może stać się koszmarem. Aby cieszyć się radością z własnej kawiarni jak najdłużej, warto od początku dobrze się do tego przygotować. A do tego potrzebna jest świadomość, że prowadzenie kawiarni to też ciężka praca, stres i cały szereg czynności, które nie są tak przyjemne jak delektowanie się porannym cappuccino. Dzięki temu łatwiej nam będzie na starcie mieć już odpowiedź na pytanie, co zrobimy, kiedy przyjdzie zmęczenie albo dopadnie nas chęć lub konieczność wyjazdu na kilka dni. Jakakolwiek będzie to odpowiedź, musisz ją skosztorysować i uwzględnić w swoim biznesplanie. 

Pułapka “ja sam” jest bardzo podstępna. Nie widać tu bowiem zagrożeń finansowych – przecież skoro sam pracuję, to oszczędzam na kosztach pracy, cały zysk mam dla siebie. I to się nawet sprawdza. Ale tylko jeśli myślisz w krótkiej perspektywie. Albo nie masz nic przeciwko całemu życiu spędzonym za barem własnej kawiarni. Nie jest to więc stricte błąd, tylko wybór pewnego modelu biznesowego i związanego z nim stylu życia (albo jak powiedzieliby inni: braku jakiegokolwiek życia poza kawiarnią). Pytanie tylko, czy to świadomy wybór? 

Niedoszacowanie kosztów pracy

Może to wydawać się zaskakujące, ale większość ludzi zanim kogoś nie zatrudni, nie zdaje sobie sprawy, ile tak naprawdę kosztuje praca. Niby wiemy, że jest brutto i netto. Ale mało kto wie, że brutto wpisane do umowy o pracę, to nie to samo co tzw. ubruttowione brutto (zwane inaczej brutto-brutto) – jest bowiem brutto pracownika (które ma w umowie o pracę) i jeszcze dodatkowe brutto pracodawcy (dodatkowe koszty pracodawcy, których pracownicy zwykle nie są świadomi). Oczywiście, jak już prowadzisz biznes, to biuro podatkowe pięknie to wyliczy. Nie czekaj jednak do pierwszej wypłaty, żeby poznać te wyliczenia 🙂 Na tym etapie może być już za późno. 

Zanim zdecydujesz się kogoś zatrudnić, albo oprzeć swój model biznesowy na cudzej pracy, dokładnie policz, ile będzie Cię to kosztowało. Aby nie pogubić w gąszczu składek emerytalnych, rentowych, wypadkowych, zdrowotnych, na fundusz pracy i zaliczek na podatek dochodowych, skorzystaj z któregoś z dostępnych w internecie kalkulatorów wynagrodzeń. Podstawową wiedzę i przekierowanie do kalkulatora znajdziesz np. tutaj

Każdy z nas ma jakieś doświadczenie. Ponieważ jest nasze i zwykle zdobywamy je z wysiłkiem, mamy tendencje do przeceniania go. A z kolei nie doceniamy tego, czego nie umiemy. Skoro pracowałam w wakacje jako baristka, to bez trudu poprowadzę kawiarnię. Nieważne, że nie wiem, jakie są stawki VAT, jakie wymagania Sanepidu, gubię dokumenty, nie obsługuję excela. Albo pracowałem w korpo i doskonale umiem posługiwać się KPI, z zamkniętymi oczami robię samoliczące tabelki, wiem, jak ważny jest PR i profesjonalna identyfikacja wizualna. A że nie zastanawiam się, kto będzie czyścił toaletę w mojej kawiarni, nie wiem, że włoskie espresso to już dawno nie jest ideał kawy, a te latte art jest proste tylko na Insta…

Brak doświadczenia 

Oczywiście, wszystkiego można się nauczyć. Oczywiście, będziemy się rozwijać wraz z naszym biznesem, dorastać do nowych obowiązków. Ale warto mieć świadomość, co to w ogóle za obowiązki, czego się spodziewać, na czym można się wyłożyć. Warto wcześniej budować swój kapitał wiedzy, umiejętności i doświadczenia. Zrobić staż w kawiarni, ukończyć kurs baristyczny, mieć jakieś pojęcie o współczesnym rynku kawy i trendach kawowych. Ale też zrozumieć biznesową stronę przedsięwzięcia. Poznać kogoś bardziej doświadczonego, poczytać, doszkolić się, pogadać z jakimś księgowym, poklikać w oprogramowanie wspierające prowadzenie kawiarni, skorzystać z profesjonalnego doradztwa. Albo – jeśli Cię stać – zatrudnić odpowiednich ludzi, którzy pomogą Ci zbudować dobrze działającą i rentowną kawiarnię. 

Za dużo, za dobrze

Prowadzenie kawiarni to biznes z segmentu hospitality (gościnność). Warto o tym pamiętać i nie pchać się do niego, jeśli nie lubi się ludzi. Ale niestety można też wpaść w odwrotną pułapkę. Chcieć za dużo i za dobrze dla klientów. Wielu świeżo upieczonych właścicieli popełnia błąd przeniesienia gościnności rozumianej po domowemu na realia biznesowe. Tak jak na polskich weselach, komuniach czy imieninach chcemy ugościć, czym chata bogata. Zanim jeszcze zdobędziemy klientów, już mamy dla nich kawę z pięciu palarni, dziesięć rodzajów herbat, cztery ciasta dziennie, kanapki na zimno i ciepło, sałatki i wytrawne tarty, świeżo wyciskane soki, dziesięć doniczek ze świeżymi ziołami do dekoracji. No i jeszcze lody, bo jedna pani o nie pytała dwa miesiące temu. A na to wszystko cztery witryny, kilkanaście półek, wielki magazyn. A w magazynie zapasy idące niemal w tony (to się przecież nie psuje, a była promocja, no i nie wiadomo, kiedy pojadę na większe zakupy) i rosnące sterty używanych raz na kwartał Bardzo Potrzebych Rzeczy. No i oczywiście najlepszy sprzęt (bo na sprzęcie się przecież nie oszczędza, prawda?!). Designerskie meble, bo skończyły się już czasy byle jakich wnętrz, bo chcemy, żeby klient czuł się u nas wyjątkowo. 

Jeśli nie masz stu czy dwustu tysięcy do przepalenia, musisz powściągnąć tę chęć dogadzania klientom, zwłaszcza tym jeszcze nie wiedzącym o Twoim istnieniu. Im szybciej pogodzisz się z tym, że nie stworzysz miejsca dla wszystkich i  nie odpowiesz na wszystkie możliwe zachcianki klientów, tym lepiej dla Twojego portfela, a w końcu i samopoczucia. Ostrożnie rozwijaj swoją ofertę, zwłaszcza taką, która wymaga dużych inwestycji (pracy, finansów, przestrzeni). Pamiętaj, że jeśli klient o coś pyta, to wcale nie znaczy, że będzie to kupował. Patrz, czego sprzedajesz najwięcej, co ma potencjał wzrostowy, co się przyjęło, a co nie. Wszystko wymaga czasu – nie licz, że w tydzień świat oszaleje na punkcie Twoich nowych kanapek. Ale też nie brnij w coś, co po roku ma sprzedaż na poziomie 2-3 sztuk miesięcznie (no chyba, że to młynki Comandante za 1000 zł i masz na nich super marżę). Ponieważ lubimy się oszukiwać, lepiej zaufać tu liczbom niż wrażeniom – do tego przydaje się dobry program sprzedażowy i regularne monitorowanie danych. Naprawdę można się zdziwić oglądając miesięczne zestawienia. 

To temat blisko powiązany z innym: przeinwestowaniem, czyli wydaniem więcej niż możesz i więcej niż to jest potrzebne do efektywnego prowadzenia biznesu. Aby się przed tym ustrzec, przy każdym większym zakupie lub wyborze danego modelu sprzętu warto zadać sobie któreś z pytań kontrolnych. Czy to zwiększy zdolność mojej kawiarni do zarabiania pieniędzy? Czy może ten sam albo zbliżony efekt osiągnę innym, znacznie tańszym rozwiązaniem? Czy skok jakościowy, który osiągam jest adekwatny do wydatku i do potrzeb klientów? Czy muszę mieć daną rzecz od razu, czy równie dobrze mogę ją dokupić później? 

Można tego uniknąć

Błędne decyzje lub założenia, które opisaliśmy, nie wyczerpują wszystkich pułapek, w które możesz wpaść. Zresztą trudno je tak osobno opisywać, ponieważ to zwykle splot przekonań, działań, okoliczności. W każdym przypadku to może trochę inaczej wyglądać. Ale sprowadza się zwykle do inwestowania więcej niż się realnie ma (pieniędzy, czasu, siły) i do zbyt optymistycznych założeń (co do kosztów, przychodów, własnych umiejętności). Na szczęście można tego uniknąć, jeśli przygotujesz się do prowadzenia kawiarni w sposób adekwatny do Twoich zasobów i w oparciu o realistyczne przewidywania. Chętnie w tym pomożemy. 

Skomentuj