Urządzanie kawiarni

Jeśli przymierzasz się do otwarcia kawiarni, a nigdy w żadnej nie pracowałeś, to prawdopodobnie popełnisz ten błąd. O urządzeniu kawiarni będziesz myśleć w kategoriach podoba/nie podoba mi się albo ładne/brzydkie.O kolorach i designie. I będzie Cię to dużo kosztowało. Jeśli chcesz uniknąć problemów, koniecznie przeczytaj. 

Koncept

Zanim zabierzesz się do jakiegokolwiek planowania przestrzeni,
o wydatkach nie mówiąc, dokładnie opracuj koncept swojej kawiarni.

Dla kogo ma być? 
Co ma mieć w ofercie?
Na czym ma głównie zarabiać?
Gdzie być zlokalizowana?
Jak duży ma być to lokal?

To oczywiście tylko przykładowe pytania (bo koncept kawiarni to temat na osobny artykuł). Stanowią jednak dobry początek do opracowania koncepcji funkcjonalnej – jakie sprzęty musisz zakupić, jaką powierzchnię roboczą przewidzieć, ile osób zmieścić za barem w godzinach największego szczytu, ile stolików zaplanować dla gości.

Na tym etapie warto myśleć ze sporą dozą uniwersalizmu – życie może bowiem zweryfikować część Twoich planów, wymóc poszerzenie lub modyfikację oferty, zainstalowanie dodatkowego sprzętu. Ale unikaj myślenia, że będzie wszystkiego po trochu i dla każdego. 

Workflow

Kolejnym krokiem jest wyobrażenie sobie przepływu pracy za barem i na zapleczu. Pomocne w tym może być rozłożenie na czynniki pierwsze (czyli na pojedyncze czynności) procesu przygotowywania i wydawania klientom wszystkich zamówień z planowanej oferty. Wtedy możesz zastanowić się, jak najefektywniej cały ten proces zorganizować i rozmieścić w przestrzeni. Tak, żeby jak najmniej czasu pracownik tracił na czynności, które nie są konieczne do wytworzenia produktu (szukanie składników, przechodzenie, przenoszenie półproduktów, schylanie się, wchodzenie na stołek lub po drabinie, żeby coś sięgnąć, czekanie na brakujące rzeczy, przerywanie rozpoczętej już pracy). Szczególnie istotne jest to w przypadku najczęściej zamawianych pozycji – wiadomo, że wszystkiego nie można mieć pod ręką, ale zawalcz, żeby przynajmniej kluczowe półprodukty były w zasięgu pracownika, zabezpieczone w odpowiedniej ilości.

Pomocne w optymalizowaniu przepływu pracy mogą okazać się koncepcje wyrastające z lean management (zwłaszcza te opracowane z myślą o sektorze usług) i podpatrzenie, jak stanowiska pracy organizują fastfoodowe sieciówki (np. McDonald). 

Przećwicz to

Zanim zlecisz projekt zabudowy baru i aranżacji przestrzeni roboczej, rozrysuj wszystko na podłodze (albo wyklej papierową żółtą taśmą obrysy). Gdzie ma być ekspres, gdzie czajniki, gdzie stacja do przygotowywania alternatyw, gdzie lodówki, a gdzie witryna. Pamiętaj, że te wszystkie sprzęty muszą być jakoś sensownie podłączone do wody (filtrowanej lub w inny sposób zdemineralizowanej) albo prądu, a czasami i do tego i do tego. Stań za takim “barem” i spróbuj wykonać cały proces przygotowania i wydania kilku podstawowych zamówień, a potem posprzątania po ich. Zastanów się, jak to sprawniej zorganizować – tak, żeby daną rzecz wykonać jak najmniejszym nakładem czasu, ruchu i liczby czynności. Zobaczysz wtedy, co i jak musisz przemeblować. Na tym etapie to będzie proste i bezkosztowe. Ale wyobraź sobie, co by było, gdybyś już wszystko zamontował? Ile pieniędzy byś zmarnował? Albo jak bardzo się latami męczył w niefunkcjonalnej przestrzeni? Nie zostawiaj zatem zadania aranżacji wnętrza architektowi – najpierw stwórz koncepcję funkcjonalną, opartą na dogłębnym zrozumieniu przepływu pracy w kawiarni. Jeśli nie masz wystarczającego doświadczenia, zawsze możesz poprosić kogoś, kto pracował w różnych kawiarniach i wie, na co szczególnie zwrócić uwagę.

User experience

Kolejny krok to wyobrażenie sobie kawiarni z perspektywy klienta. Czego ma w Twojej kawiarni doświadczyć? Jak ma się w niej czuć? Co zobaczy zaraz po wejściu? Jak szybko zostanie zauważony przez obsługę? Czy będzie czekał na swoje zamówienie przy ladzie, czy pokierujesz go gdzie indziej? Co ułatwi mu poruszanie się między stolikami? Czego będzie oczekiwał po miejscu zlokalizowanym w takiej okolicy? Czy będzie oczekiwał szybkiego wydania zamówienia, czy raczej liczyć na niespieszne posiedzenie przy stoliku? W jakim celu przyjdzie akurat do Ciebie i na ile ułatwisz mu realizację tego celu? 
Kiedy odpowiesz sobie na te pytania (albo uzyskasz te odpowiedzi od osób, które mogłyby być Twoimi potencjalnymi klientami), będziesz miał dodatkowe wskazówki do projektu funkcjonalnego. Zobaczysz, o czym wcześniej nie pomyślałeś, co jest zbędne, a co trzeba postawić gdzie indziej.

Cele biznesowe

Ale chodzi też o Ciebie i Twoje cele. Zanim zainwestujesz w wyposażenie części dla gości, zastanów się, jaki komunikat ma Twoja kawiarnia wysyłać? Czy ma zachęcać do kilkugodzinnej pracy przy komputerze? Czy raczej sugerować wypicie szybkiego espresso i pójście dalej? Ma zapraszać do pogaduch przy kawie czy raczej do udziału w misterium parzenia i picia kaw alternatywnych? 

Wejście w skórę klienta to również wyobrażenie sobie, gdzie padnie jego wzrok i co tam zobaczy. Dobrze byłoby, gdybyś potrafił tym świadomie sterować zgodnie z Twoimi priorytetami biznesowymi. Z tego będą wynikały decyzje, co chcesz bardziej eksponować (np. ciasta do kawy, kanapki na wynos, paczki kawy ziarnistej czy akcesoria domowego baristy). A ekspozycja wymaga odpowiednich witryn, półek, regałów i przede wszystkim miejsca na nie.

Wielofunkcyjność 

Kupując cokolwiek do swojej kawiarni staraj się, by dana rzecz miała więcej niż jedno zastosowanie lub mogła być użyta na różne sposoby. Siedziska mogą pełnić funkcję schowków. Stoliki powinny być łatwo przestawne.  Dane naczynie niech służy do serwowania przynajmniej 2-3 pozycji z menu. Jeden regał może służyć do ekspozycji kawy i akcesoriów do jej parzenia. Wieszak na kurtki powinien mieć też uchwyt na parasole. Inaczej szybko zabraknie Ci miejsca i będziesz pracować w zagraconej przestrzeni. A kawiarni zwykle nie daje się tak łatwo powiększyć, jak łatwo gromadzi się kolejne rzeczy. 

I jeszcze…

Sanepid na przykład. Wymogi tej instytucji i polskie prawo narzucają Ci pewne konkretne rozwiązania przestrzenne. Oczywiście one po coś są, ale czasem trudno tę celowość dostrzec. Dobrze jednak zapoznać się z nimi na jak najwcześniejszym etapie – jeszcze nawet zanim zdecydujesz się na konkretny lokal (bo w niektórych spełnienie wymogów może być niemożliwe bez astronomicznych nakładów). Jeśli zależy Ci na szybkim i bezproblemowym przejściu przez wszelkie inspekcje, skorzystaj z pomocy ekspertów w tej dziedzinie albo skonsultuj się z kimś, kto niedawno otwierał podobny lokal. 

Wizualizacja to podstawa

Dużo tego, prawda? Na szczęście te różne aspekty są ze sobą powiązane. Jeśli przyłożysz się do opracowania konceptu Twojej kawiarni, kolejne etapy będą znacznie prostsze. Najważniejsze to stworzyć w swojej głowie obraz codziennego funkcjonowania Twojego lokalu. Jak to zrobić? Najlepiej zwizualizować sobie, co się tam będzie konkretnie działo. Krok po kroku, godzina po godzinie. Tak, żeby jak na filmie widzieć:  KTO? CO? GDZIE? W JAKIEJ KOLEJNOŚCI będzie robił za barem i na zapleczu. 

Jeśli nie masz doświadczenia w pracy za barem i nie ufasz swojej ocenie tego,co jest tam potrzebne lub po prostu chcesz taką analizę przeprowadzić szybko i skutecznie, zawsze możesz rozważyć skorzystanie z naszej pomocy (podczas szkolenia lub w indywidualnym procesie doradczym). Albo przynajmniej wziąć udział w kursie baristycznym i chociaż przez chwilę pobyć za barem, żeby zobaczyć, jakie konkretne czynności składają się na finalny efekt w postaci filiżanki cappuccino i talerzyka z pysznym ciastem albo kanapką (na ciepło czy na zimno?). Dobrym pomysłem jest też podglądanie kawiarni, w których jest duży ruch, a jednocześnie goście są sprawnie obsługiwani. 

Skomentuj